Auditoría - Verificación interna y Auditor

La naturaleza y el alcance del alcance del trabajo del Auditor dependen del sistema de Verificación Interna en una organización. El sistema de Verificación Interna determinará la confiabilidad en el trabajo que un Auditor puede colocar. El Auditor Externo es el responsable final de las cuentas finales.

El sistema de Verificación Interna no puede relevar al Auditor de sus responsabilidades contractuales en caso de que algo salga mal en las cuentas finales, por lo tanto, es obligación del Auditor verificar la transacción completa en detalle. Un buen sistema de verificación interna puede liberar al auditor de la verificación detallada y puede utilizar el tiempo ahorrado para cualquier otro trabajo de mayor importancia.

Discutiremos más a fondo el Control interno relacionado con diferentes aspectos:

  • Pagos en efectivo
  • Ventas en efectivo en mostrador
  • Ventas en efectivo por vendedores
  • Ventas postales
  • Recibos de efectivo
  • Compras
  • Ventas
  • Historias
  • Activos fijos
  • Inversiones

Pagos en efectivo

Tenga en cuenta los siguientes puntos mientras realiza la verificación interna para pagos en efectivo:

  • Excluidos los pagos de caja chica, todos los pagos deben hacerse a través de cheques, giros a la vista, RTGS (liquidación bruta en tiempo real), NEFT (transferencia electrónica de fondos nacional) o cualquier otro modo bancario disponible de vez en cuando.

  • La persona que realiza los pagos no debe tener conexión con el recibo de efectivo.

  • Cada factura o comprobante pagado debe ser sellado como "Pagado" para evitar pagos dobles por la misma factura o comprobante.

  • La confirmación de los saldos de los acreedores debe hacerse directamente.

  • Se debe obtener un recibo en efectivo por cada pago.

  • Para los pagos de caja chica, la caja pequeña será responsable en lugar de la caja principal.

  • Petty Cash debe mantenerse en el sistema Imprest.

  • En ausencia de recibo de efectivo, la factura o el comprobante correspondiente se deben obtener del cajero menor.

  • La caja registradora debe ser revisada por el cajero con frecuencia.

  • La conciliación bancaria debe hacerse en un intervalo regular.

  • El comprobante de pago para depositar efectivo en el banco debe ser llenado por el Cajero, no por la persona que va a depositar el efectivo.

Según lo dispuesto en la sección 40A (3) de la Ley del Impuesto sobre la Renta de 1961 para pagos superiores a Rs. 20,000 / - se afirma que “Cuando el asesor incurre en algún gasto y se paga en una suma superior a Rs. 20,000 / - de lo contrario que mediante cheque cruzado o giro bancario cruzado, la totalidad de dichos gastos no está permitida "

Ventas en efectivo en mostrador

  • Todo vendedor autorizado para realizar ventas en efectivo debe estar específicamente demarcado.

  • Se deben generar cuatro copias del recibo en efectivo, de las cuales tres serán entregadas al cliente, de las cuales el cliente entregará una copia al cajero en el momento del pago y una copia al portero en el momento de la entrega de los bienes y la salida de la puerta y el cliente retendrá una copia.

  • Se prepararán tres resúmenes de ventas, uno por el Vendedor, el segundo por el Cajero y el tercero por el Guardián para contar las ventas en efectivo diariamente.

  • Todas las ventas en efectivo deben depositarse en el banco diariamente sin ninguna falla sin deducir ningún gasto o comisión.

  • El efectivo recibido (según la máquina registradora de efectivo), las ventas en efectivo y el monto depositado en el banco deben ser iguales.

Ventas por vendedores ambulantes

  • El libro de recibos de efectivo aproximado numerado previamente debe emitirse a cada vendedor para el cobro de deudas o anticipos de los clientes.

  • El recibo final debe enviarse directamente a los clientes.

  • Sin hacer ninguna deducción, los vendedores deben depositar todo el efectivo en la oficina central diariamente sin ninguna falla.

  • La conciliación regular de la cuenta debe hacerse con el cliente.

  • Para evitar cualquier fraude, cada vendedor debe ser reemplazado y transferido regularmente a otras áreas.

Ventas postales

  • Las ventas postales deben registrarse en un registro separado.

  • Se debe mantener un registro separado para registrar el efectivo recibido contra la venta postal.

  • El efectivo recibido a través de la venta postal debe depositarse en el banco por separado.

  • La verificación regular y cuidadosa de la venta y el registro de pagos debe ser realizada por un funcionario de la compañía.

Recibos de efectivo

Un cajero se ocupa de las siguientes tareas relacionadas con los recibos de efectivo:

  • Registre los recibos de efectivo inmediatamente después del recibo de efectivo.

  • No está autorizado a mantener efectivo con él.

  • No se le permite hacer ningún gasto por ello.

  • El recibo de efectivo debe depositarse en el banco diariamente.

  • Al cajero no se le debe permitir hacer una entrada principal en los libros.

Compras

  • Los formularios de solicitud debidamente firmados por el jefe del departamento deben emitirse y enviarse al departamento de compras, mencionando claramente la cantidad, la calidad y la fecha de entrega en el formulario de solicitud

  • El departamento de compras debe hacer una consulta sobre el material requerido a diferentes proveedores del material.

  • La orden de compra debe emitirse sobre la base de la cotización más baja recibida de los proveedores. Puede haber cuatro copias de la orden de compra, una para el proveedor, la segunda para el departamento de tiendas, la tercera para el departamento de cuentas y la cuarta copia debe ser retenida por el departamento de compras

  • Las mercancías deben enviarse a la tienda después de un examen adecuado en el momento de la recepción de las mercancías. El departamento de la tienda informará al departamento correspondiente para lo mismo.

  • Después de la verificación adecuada de la factura de compra, la misma debe enviarse al departamento de cuentas para fines contables y de pago.

  • Sobre la base de la orden de compra, el departamento de cuentas registrará esa factura en nuestros libros de cuentas y, si existe alguna discrepancia, se debe emitir una nota de débito al proveedor bajo la supervisión del departamento de compras.

  • El pago se realiza al proveedor de acuerdo con la fecha de vencimiento.

Ventas

  • Después de recibir el pedido de ventas, se debe enviar una copia al departamento de despacho para un proceso posterior.

  • El departamento de despacho después de recibir el pedido de cliente empaqueta el material de acuerdo con el pedido.

  • La preparación y verificación de la factura se realiza en función del pedido de cliente.

  • La entrada se realiza en el registro de salida de mercancías antes de enviarla a los clientes.

  • La devolución de ventas se registra en el registro de entrada de mercancías y se emite una nota de crédito correspondiente a los clientes en consecuencia.

Historias

Una tienda es un departamento muy importante y crucial de cualquier industria y el control adecuado sobre la tienda es muy esencial para evitar el robo, hurto y mal uso del inventario. Los siguientes puntos deben tenerse en cuenta para el control interno de las tiendas:

  • Cada tienda debe estar equipada con todas las instalaciones, ya que requieren mantener el inventario en orden y la ubicación conveniente de la tienda también es importante para cualquier industria.

  • Se debe emitir una copia triplicada de GRN (Nota de entrada de mercancías) al recibir el material, una para enviar al departamento de compras junto con las facturas, la segunda para el departamento de cuentas y la tercera será retenida por el departamento de la tienda.

  • Los artículos recibidos deben almacenarse en el lugar adecuado. La contabilidad de existencias adecuada debe estar allí para la recepción de bienes y para la emisión de bienes.

  • Se debe realizar un inventario físico a intervalos regulares y la reconciliación del inventario con los libros se debe hacer sin ningún fallo. Debe haber una acción adecuada y rápida en caso de cualquier discrepancia.

  • Si el material se emite a cualquier otro departamento, debe especificarse en la "Nota de transferencia de material", la devolución del material debe estar en el MRN (Nota de devolución de material) y el material que se emite al cliente debe estar basado en las ventas Solo factura.

Activos fijos

La compra de activos fijos puede ser una adición normal a los activos fijos, para un nuevo proyecto o para la expansión del negocio. Los activos fijos son de naturaleza permanente para obtener ingresos, es decir, terrenos, edificios, plantas y maquinaria, muebles y accesorios, computadoras y vehículos, etc.

Los siguientes son los controles importantes relacionados con los activos fijos:

  • La sanción de los gastos de capital debe ser realizada por un comité puede ser establecido para este propósito o por la autoridad competente. Se debe seguir el mismo procedimiento en caso de transferencia o descarte de cualquier activo.

  • La distinción entre gastos de capital e ingresos es imprescindible para los registros contables adecuados.

  • El registro de activos fijos debe mantenerse con toda la descripción sobre cantidad, costo y ubicación, etc. de los activos fijos.

  • La verificación física de los activos fijos debe estar allí de vez en cuando.

  • La contabilidad y la depreciación de los activos fijos deben realizarse de acuerdo con el Estándar de Contabilidad 10 emitido por el Instituto de Contadores Públicos de la India.

Inversiones

Deben tenerse en cuenta los siguientes puntos al tratar con inversiones:

  • La venta y compra de inversiones deben ser realizadas únicamente por una persona autorizada.

  • Se debe preparar un registro detallado de inversiones y una verificación física del documento de título periódicamente. Estos documentos de título deben mantenerse en custodia segura de la empresa.

  • Se debe verificar la corrección de los cargos de los corredores.

  • Se deben verificar las entradas contables a cuenta de los dividendos, intereses, bonificaciones y reembolso del capital.

  • Se debe hacer una verificación física de la inversión.