Auditoría - Transacciones comerciales

Certificado de compra del libro

El propósito principal detrás de la confirmación del libro de compras es confirmar que cada factura de compra se ingrese en el libro de compras y que las facturas ingresadas en el libro de compras sean contra las mercancías realmente recibidas y el pago se realice por esas compras reales.

Discutiremos más a fondo los deberes principales de un Auditor en relación con la compra de créditos.

Control interno de compra

El auditor debe estudiar la idoneidad del sistema de control interno en una organización. El sistema normal de control interno para compras se detalla a continuación:

  • El departamento que requiere material o el departamento de la tienda enviará la solicitud de compra al departamento de compras después de que el jefe del departamento la firme. La calidad y cantidad del material requerido debe mencionarse claramente en la solicitud.

  • Después de obtener una solicitud autorizada de la tienda u otro departamento, el departamento de compras invitará a cotizaciones de diferentes proveedores; el departamento de compras elegirá la mejor cotización con los mejores productos de calidad.

  • Se emitirá una orden de compra al proveedor de bienes que esté listo para suministrar los bienes en los términos y condiciones más favorables. Se enviará una copia de la orden de compra al proveedor de bienes, la segunda al departamento de la tienda, la tercera al departamento de cuentas y la cuarta al departamento de recepción de bienes, y el departamento de compras retendrá una copia .

  • Al recibir los bienes, el Departamento de recepción de bienes emitirá la Nota de recepción de material (MRN) después de la verificación y verificación de la cantidad, el precio y la calidad del material de los bienes con la orden de compra. El material junto con la Nota de recibo de material se enviará al departamento de la tienda, una copia de cada MRN se enviará al departamento de cuentas y al departamento de compras.

  • Después de la verificación de la factura de compra y el MRN, el departamento de cuentas pasará la factura de pago y el pago será realizado por el departamento de cuentas de acuerdo con los términos de pago.

El auditor debe verificar el sistema de control interno completo como se indicó anteriormente.

Deberes del auditor

El auditor debe verificar y verificar lo siguiente:

  • Registro de todas las órdenes de compra.

  • Verificación de cantidad, precio y condiciones de pago de la factura de compra con órdenes de compra.

  • Verificación sobre si los bienes realmente se reciben.

  • Verificación sobre el registro adecuado de la factura de compra en el libro de compras.

  • La compra de bienes debe ser solo para fines comerciales, no para uso personal de ningún socio, director o funcionario de la empresa.

  • El auditor debe verificar los estados de cuentas de los proveedores.

Comprobación del libro de devoluciones de compra

Hay momentos en que, debido a la calidad de los bienes de compra o al exceso de suministro de bienes pedidos o por cualquier otro motivo, los bienes se devuelven al proveedor. El auditor debe verificar los siguientes puntos:

  • Se debe preparar una nota de débito o una factura de devolución de compra mencionando el número de factura de compra original, la cantidad, el precio, los impuestos aplicables, etc. Estos deben estar de acuerdo con la factura de compra original contra la cual se compró el material.

  • Se debe recibir una nota de crédito correspondiente del proveedor.

  • Se debe mantener un libro de devolución de mercancías separado.

  • El ajuste de la cantidad de la factura de devolución de bienes se debe realizar al realizar pagos al proveedor.

Certificado de bienes enviados en base a consignación

Considere los siguientes puntos para garantizar los bienes enviados en consignación:

  • Los bienes enviados por consignación por el principio a su agente no son una venta.

  • La entrada de la venta debe hacerse solo cuando los bienes son realmente vendidos por el agente.

  • En el momento de la valoración de las existencias de principio (Consignador), los bienes no vendidos que se encuentran en la baja del agente (Consignatario) también deben considerarse como existencias.

  • El expedidor debe mantener libros separados para los bienes enviados en consignación.

  • Al final del año, el consignatario envía una declaración que muestra los bienes recibidos, durante el año, los bienes vendidos y las existencias no vendidas al final del año.

  • El auditor debe verificar la factura proforma, el registro de salida de mercancías, etc.

Garantía de venta de crédito

La mayoría de las ventas se realizan a crédito y el sistema de control interno para las mismas se detalla a continuación:

Control interno para venta de crédito

  • Se debe mantener un registro de pedido de venta separado que muestre los detalles de los productos pedidos, el nombre del cliente, el número de pedido, la cantidad solicitada, el tiempo programado para el envío, el precio, el modo de entrega, los términos de pago, los detalles de los impuestos y el seguro. El pedido de cliente debe ingresarse en el registro tan pronto como se reciba.

  • La orden de venta se enviará al departamento de despacho.

  • El departamento de despacho organizará el material que se enviará al cliente.

  • Sobre la base de la orden de venta y el envío challan, se emite la factura de venta.

  • Las facturas de ventas deben ingresarse tanto en el registro externo como en el libro de ventas.

  • El pago se recibirá de acuerdo con las condiciones de pago.

Deberes del auditor

  • Un auditor debe verificar el sistema completo de control interno de venta como se describió anteriormente.

  • La factura de venta debe verificar con la orden de venta.

  • El registro de venta verificará las facturas de venta.

  • La venta de bienes de capital no debe registrarse en la cuenta de venta.

  • El cálculo de la factura de venta debe verificarse en caso de facturación manual.

  • La contabilidad de los impuestos debe estar en una cuenta separada, como los impuestos especiales, el impuesto de servicio, el IVA, el impuesto central sobre las ventas, etc.

  • Ninguna factura de venta no debe registrarse en el libro de ventas.

  • Solo las ventas del año actual deben registrarse para el año actual.

  • Las facturas canceladas deben mantenerse separadas para la verificación del Auditor.

  • No se debe aprobar una entrada por separado para el descuento comercial; debe ajustarse en el valor de venta.

Comprobación de devolución de ventas

Puede haber muchas razones para la devolución de los bienes vendidos por los clientes. Pocos de ellos son un suministro incorrecto de material, cantidad en exceso o calidad inferior al estándar, etc. El auditor debe verificar cuidadosamente lo siguiente:

  • Se debe mantener un registro de devolución de venta separado para la devolución de venta.

  • La nota de crédito debe emitirse después de obtener la sanción adecuada del oficial responsable.

  • Se debe verificar el registro de entrada de mercancías.

  • Se debe analizar el motivo de la devolución de los bienes.

  • La fecha de devolución de los bienes debe verificarse con una nota de débito o crédito, registro de entrada de bienes.

  • Los registros de la tienda deben ser revisados.

  • La cuenta del cliente debe acreditarse con el importe de devolución de la venta.

  • En el momento de la valoración del stock de cierre, los bienes devueltos deben valorarse a "costo o precio de mercado, el que sea bajo".

Bienes vendidos en base a la venta o devolución

La mayoría de las empresas de compras en línea están haciendo sus negocios en venta o devolución. El cliente reserva su pedido en línea, en base al pedido, los productos se envían al cliente a través de mensajería o transporte, el cliente recibe los productos y realiza el pago al servicio de mensajería o puede devolver los productos inmediatamente después de abrir el paquete en caso de que no esté satisfecho . Incluso después de aceptar la entrega de los bienes y realizar el pago, normalmente se le permite al cliente devolver los bienes en el tiempo estipulado (en su mayoría 15 días), en caso de que no esté satisfecho con la calidad del producto.

El Auditor debe verificar cuidadosamente todos los procesos y la documentación sobre la base de lo anterior y considerar los siguientes puntos:

  • La factura de venta se puede aumentar solo después de que se reciba la confirmación del cliente o después de la expiración del tiempo estipulado.

  • Los bienes enviados en base a la venta o devolución deben considerarse como existencias de cierre si no se recibe la aprobación de la venta o no expira el tiempo estipulado.

  • Se enviará una copia de la factura de venta al cliente.

Sistema de compra de bienes vendidos en alquiler

Tenga en cuenta los siguientes puntos al garantizar una venta de compra de alquiler:

  • Bienes vendidos a precio de compra de alquiler que es costo + beneficio.

  • El pago es por cobrar en las cuotas.

  • El beneficio de la venta de compra a sueldo se puede reservar solo sobre la base de la entrega realmente lanzada.

  • La provisión de ganancias en el Balance general debe hacerse sobre la base de las cuotas pendientes.

  • El monto de dicha provisión será deducido de la cuenta del deudor.

Venta a plazo

Si hay un acuerdo entre el vendedor y el comprador para la venta de una cantidad específica de bienes en una fecha futura, se llama venta anticipada. El auditor debe verificar que la venta no se puede reservar antes de dicha fecha y sin enviar productos al cliente. En caso de entrega parcial, el beneficio puede reservarse parcialmente en función de la venta real.

Venta de subproductos

El subproducto se produce automáticamente en el momento de la fabricación o la producción de cualquier producto principal se denomina subproducto. Por ejemplo, el pastel de mostaza es un subproducto del aceite de mostaza. La venta puede tratarse por separado si el volumen de venta de subproductos es alto o puede reducirse del costo del producto. Según la naturaleza y el volumen de la industria, Auditor puede establecer un programa de auditoría inteligente después de discutirlo con la gerencia.

Venta de chatarra

La chatarra se produce durante la fabricación del producto en el curso normal de producción. La chatarra es un artículo vendible y se vende al vendedor de chatarra, que se encarga de ello. El auditor debe verificar las condiciones de almacenamiento, el volumen de chatarra realmente producido, las cotizaciones de los vendedores de chatarra, la cantidad vendida, los impuestos aplicables y el pago recibido.

Atestiguamiento del libro diario

Además del libro de caja, libro de compras, libro de ventas, devolución de compras y libro de devoluciones de ventas, las siguientes entradas se registran en el libro diario:

  • Apertura y cierre de entradas
  • Disposiciones diversas para impuestos y deudas incobrables
  • Provisión para depreciación
  • Intereses recibidos e intereses pagados
  • Transferir entradas y entradas de ajuste
  • Asignación de acciones, llamadas a acciones, decomisos y reemisión de acciones perdidas
  • Venta y compra de activos.
  • Entradas de facturas por cobrar, facturas por pagar y deshonra de facturas

Hay muchas posibilidades de cometer fraudes por parte de cualquier funcionario de alto rango a través de estas entradas. Por lo tanto, el Auditor debe tener mucho cuidado al auditar las transacciones del diario y debe solicitar todas las pruebas documentales cuando lo requiera durante su auditoría.

Otros aspectos importantes

El auditor siempre debe tener cuidado al auditar una transacción comercial. Los siguientes puntos deben considerarse para el mismo:

Acciones en el comercio

La corrección y la verificación de las existencias comerciales son de gran importancia en cualquier industria. El stock de cierre de un año se convierte en stock de apertura del próximo año, por lo que es muy importante un control constante. Apertura de stock + compra: la venta debe ser igual al stock de cierre. Esta ecuación puede ser cierta, si hay alguna diferencia debido a alguna razón, el Auditor debe verificar y verificar la razón detrás de esto. Los siguientes puntos deben tenerse en cuenta al verificar y verificar el stock en el comercio.

  • Muestra al cliente y pérdida de existencias durante el procesamiento, carga, descarga, incendio y fugas, etc.

  • Venta o compra en tránsito.

  • La devolución de venta aún está excluida en stock y la devolución de compra incluida en stock.

  • No ajuste de los bienes recibidos o enviados en la venta o devolución.

Las existencias se valoran sobre la base de la verificación física al final del año y deben conciliar con el saldo contable. Debe haber un sistema de control interno efectivo para controlar el stock en el comercio.

Artículos de capital e ingresos

El auditor siempre debe tener cuidado con la distinción entre elementos de capital e ingresos, de lo contrario, el beneficio de la preocupación se sobrevalorará o subvalorará y los resultados financieros no presentarán una visión verdadera y justa de la organización.

Activos corrientes y activos ficticios

La sobrevaloración de los activos corrientes representará mayores ganancias y viceversa; por ejemplo, la inclusión de deudas incobrables en la cuenta del deudor. Los activos ficticios sin valor deben ser dados de baja como patentes o marcas registradas sin uso.

El Auditor debe asegurarse de que los activos corrientes y los activos ficticios se valoren al valor real, de lo contrario, las ganancias se subestimarán o se exagerarán.